Tror du att bra upplevelser alltid kostar mycket? Fel! Med smarta val och lite kreativitet kan du sänka kostnaderna — och istället lägga pengarna där de gör störst intryck. Här får du 8 enkla och roliga budget‑hack som funkar för företagsfester, konferenser och privata tillställningar.
Välj rätt dag & tid 🗓️
Vad: Flytta eventet till vardagsförmiddag eller lunch istället för helgkväll.
Varför funkar det? Lokaler och leverantörer tar ofta lägre priser under vardagar — samtidigt är många deltagare mer mottagliga för kortare effektiva event.
Tips: Kör en ”power‑lunch” eller frukostseminarium med enkel, snygg mat och en värdefull presentation.
Sparpotential: 10–30%.
Paketera tjänster — be om rabatt 🎁
Vad: Förhandla paketpris för lokal + catering + teknik istället för att boka separat.
Varför funkar det? Leverantörer gillar trygghet och återkommande affärer — då är de mer benägna att sänka priset.
Tips: Presentera en tydlig budget och fråga vilka uppgraderingar som ingår för en viss summa. Sparpotential: 10–25%.
Återanvänd dekoration & DIY‑touch ✨
Vad: Investera i tidlösa basprylar (t.ex. ljusslingor, textilier, vaser) och addera DIY‑detaljer för varje event.
Varför funkar det? Engångsdekorationer kostar — basgrejer används om och om igen och ger proffsig känsla över tid.
Tips: Håll färgpaletten till max 3 färger så dekorationer lätt återanvänds.
Sparpotential över tid: 30–60%.
Digitala goodie bags istället för fysiska 🎁📲
Vad: Erbjud e‑kuponger, nedladdningsbara guider, onlinekurser, rabatter eller digitala tävlingsvinster istället för fysiska giveaways.
Varför funkar det? Mindre kostnad, enklare distribution (ingen frakt/packning), mätbart värde och bättre för miljön — många upplever dessutom digitala erbjudanden som högre användbart värde.
Tips: Gör en QR‑kod på namnskylten eller i tackmailet som leder till en personlig sida med erbjudanden. Samarbeta med partners som ger exklusiva rabatter för dina gäster. Sätt giltighetstid på kuponger för snabb aktivering.
Sparpotential: 70–100% jämfört med dyra fysiska giveaways.
Smart matstrategi — buffé och stationsmat som sparar pengar 🍽️
Vad: Välj buffé, plockmat eller matstationer (t.ex. taco‑bar, bowl‑station eller dessert‑bar) istället för sittande trerätters. Mindre portioner och self‑service minskar svinn och serveringskostnader.
Varför funkar det? Gäster får prova flera rätter, det blir mer socialt och du slipper kostnader för servis och lång serveringstid. Dessutom passar det mingel och kortare scheman bättre.
Tips: Räkna realistiska portioner, märk allergier tydligt, använd säsongsbetonade råvaror och be cateringföretaget räkna upp t.ex. 0,9 portioner per person (istället för 1,2) vid mingel. Kombinera varm matstation + kallt buffébord för variation utan extra kostnad.
Sparpotential: 15–40%.
Hybrida deltagarval — färre på plats, fler online 💻🏢
Vad: Erbjud både fysiskt och digitalt deltagande så kan de som inte måste vara på plats ansluta hemifrån. Mindre lokal och catering = lägre kostnad.
Varför funkar det? Människor uppskattar flexibilitet, och hybridmodellen minskar transport- och logistikbehov. Du når fler utan stora marginalkostnader.
Tips: Avsätt budget för bra kamera/ljud, spela in sessioner och erbjud inspelat material som del av biljettpriset. Motivera vissa grupper att delta digitalt (t.ex. med lägre pris). Använd interaktiva verktyg (Mentimeter/Slido) så digitala deltagare känner sig inkluderade.
Sparpotential: Varierar, men vid större grupper kan lokal- och matkostnader minska med 20–50%.
Lokala leverantörer & win‑win‑samarbeten 🤝
Vad: Anlita lokala cateringfirmor, artister och leverantörer — erbjud exponering eller byt tjänster i utbyte mot rabatt.
Varför funkar det? Lokala aktörer kan vara billigare, flexiblare och ofta mer villiga att skräddarsy lösningar. Samarbeten skapar också nätverk och god PR.
Tips: Erbjud sponsorpaket (logga i program, shoutout i sociala medier), fråga om demo‑produkter som täcker kostnader och boka provsmakningar för att undvika dyra ändringar. Sök efter leverantörer som vill bygga långsiktiga relationer.
Sparpotential: 15–40% + mervärde i form av marknadsföring.
Prioritera upplevelsen — lägg pengarna där det behövs mest 🎯
Vad: Välj 2–3 element som du vill fokusera på — och spara in på resten. Det kan vara proffsigt ljud & ljus, en stark talare, en interaktiv aktivitet, en signaturdrink eller en Instagram‑vänlig fotoplats.
Varför funkar det? Gäster minns höjdpunkterna, inte varje liten detalj (även om allt tillsammans kan skapa intrycket!). Ett par starka intryck ger större minnesvärde än många mediokra inslag — och ger bättre ROI för varje krona du lägger.
Tips:
– Bestäm vilka moment som är viktigast för ditt syfte (engagemang, inspiration, nätverkande) och välj wow‑element därefter.
– Sätt av 40–60% av din ”upplevelsebudget” på dessa prioriterade delar.
– Anlita proffs för kritiska områden (ljud/ljus eller teknisk produktion) — billigare alternativ syns ofta i ljudet eller bildkvaliteten.
– Skapa fokusplatser: en fotoplats, en signaturdrinkstation eller en kort, välproducerad öppningsfilm ger stor effekt utan att kosta skjortan.
– Återanvänd basdekorationer och lägg till premium‑touches bara där det gör skillnad.
Sparpotential: Svårt att kvantifiera exakt — men genom att koncentrera investeringarna får du klart högre upplevd kvalitet (tänk +30–60% i upplevt värde) samtidigt som du kan minska kostnaderna på mindre synliga poster.
Sammanfattning och nästa steg — skapa magi utan att spränga budgeten ✨
Med dessa smarta budget‑hack behöver bra upplevelser inte kosta skjortan. Välj några av tipsen ovan och fokusera på detaljerna som verkligen gör skillnad. Lite planering och några kreativa val räcker långt för att få gästerna att känna sig sedda, underhållna och nöjda.
Vill du ha hjälp att göra det konkret? Vi på EventTjänster hjälper gärna till att skruva ihop en kostnadseffektiv plan för ditt nästa event — från smart matstrategi till den där fotoplatsen som alla kommer att ta bilder vid. Kontakta oss här!
Dela gärna inlägget om du fick inspiration — och lycka till med planeringen! Vi ser fram emot att hjälpa dig skapa ett minnesvärt event.
Om EventTjänster
Konferens, bröllop eller fest – din samlingsplats för tjänster kopplade till event!
EventTjänster är samlingsplatsen för dig som planerar konferens, bröllop, fest, barnkalas eller andra event. Hos oss hittar du leverantörer inom catering, lokaler, restauranger, foto/film, underhållning, föreläsare, dekoration, boende, ljus/ljud och andra som du kan behöva hjälp av i din eventplanering. Dessutom erbjuder EventTjänster gratis eventplanering så att du kan fokusera på annat! Vi på EventTjänster har lång erfarenhet av eventplanering och hjälper dig gärna att boka din konferens, kick off, företagsaktivitet, bröllop, fest eller barnkalas. Hos oss hittar du leverantörer i hela Sverige.